Hapësirat e përbashkëta të punës janë shumë të mira për përqendrim dhe shoqëri, por thirrjet janë momenti kur ato vihen në provë. Klientit në anën tjetër nuk i intereson që ju punoni në një sallë plot jetë. Ai vëren jehonën, fytyrën në gjysmë errësire, zhurmën e makinës së kafesë në sfond ose faktin që pyesni tri herë "më falni, mund ta përsërisni?".
Lajmi i mirë është se të tingëlloni profesional nga një hapësirë e përbashkët varet nga përgatitja dhe nga disa zakone të thjeshta. Ja çfarë funksionon, qoftë për një telefonatë të shkurtër, qoftë për një takim të gjatë me video.
Zgjidhni vendin e duhur për thirrjen
Jo çdo thirrje ka nevojë për një dhomë private dhe jo çdo thirrje duhet bërë në tavolinën tuaj. Përshtateni hapësirën me thirrjen.
- Kontrolle të shkurtra dhe mesazhe zanore: disa minuta në tavolinë me kufje zakonisht janë në rregull, për sa kohë e mbani zërin të ulët.
- Thirrje më të gjata se dhjetë ose pesëmbëdhjetë minuta: kaloni në një kabinë telefonike. Do të jeni më të qetë ju, po ashtu edhe njerëzit përreth.
- Takime me klientë, intervista dhe thirrje në grup: rezervoni një sallë takimesh. Keni një derë, një tavolinë për shënime dhe hapësirë për të ndarë ekranin pa u përkulur mbi laptop.
- Prezantime dhe webinare që i drejtoni ju: një dhomë e mbyllur me pajisje të qëndrueshme, e rezervuar me pak kohë rezervë para dhe pas.
Nëse e dini që java juaj ka ditë me shumë thirrje, planifikojini ato. Është më e lehtë të rezervoni një sallë paraprakisht sesa të kërkoni një kabinë të lirë pesë minuta para takimit.
Rregulloni së pari zërin
Njerëzit e falin shumë më lehtë një video pak të turbullt sesa një zë të keq. Pjesa më e madhe e përshtypjes profesionale që lini në një thirrje vjen nga audio.
- Përdorni kufje me mikrofon. Mikrofonat e laptopit kapin gjithë dhomën. Një mikrofon pranë gojës kap kryesisht zërin tuaj.
- Aktivizoni reduktimin e zhurmës. Shumica e aplikacioneve për video-thirrje e kanë këtë opsion. Provojeni një herë me një koleg, që ta dini si dëgjoheni.
- Fikni mikrofonin kur nuk flisni në thirrjet në grup dhe mësoni shkurtoren e tastierës, që të reagoni shpejt.
- Shmangni altoparlantin kudo jashtë një dhome të mbyllur. Ai krijon jehonë për palën tjetër dhe zhurmë për këdo pranë jush.
- Mbani një rezervë. Kufjet pa kabllo kanë zakon të fiken në mes të fjalisë. Një palë e thjeshtë me kabllo në çantë e zgjidh problemin.
Dukuni mirë në video pa pasur studio
Nuk ju duhen pajisje të veçanta për t'u dukur qartë dhe të qetë para kamerës. Disa rregullime të vogla bëjnë pjesën më të madhe të diferencës.
- Kthejeni fytyrën nga drita. Uluni në mënyrë që dritarja ose llamba të jetë përpara jush, jo pas. Drita nga pas ju kthen në siluetë.
- Ngrijeni kamerën në nivelin e syve. Vendoseni laptopin mbi një mbajtëse ose mbi disa libra, që njerëzit të mos ju shohin nga poshtë.
- Kontrolloni sfondin. Një mur i thjeshtë ose një qoshe e rregullt funksionon më mirë. Nëse njerëzit kalojnë pas jush, përdorni një turbullim të lehtë të sfondit në vend të një sfondi virtual të ngarkuar.
- Kuadrojeni veten. Koka dhe supet, me pak hapësirë mbi kokë.
- Mbyllni skedat dhe njoftimet e tepërta para se të ndani ekranin.
Një kontroll pesë minutash para thirrjes
Pesë minuta para një thirrjeje të rëndësishme, kaloni nëpër këto hapa:
- Kontrolloni lidhjen dhe ndaloni çdo gjë që përdor shumë internet, si ngarkimet e mëdha ose sinkronizimin në cloud.
- Lidheni laptopin në prizë ose sigurohuni që bateria të jetë mirë e karikuar.
- Hapni lidhjen e takimit, provoni mikrofonin dhe kamerën dhe zgjidhni pajisjen e duhur të hyrjes.
- Mbani të hapura në një dritare shënimet, dokumentet dhe çdo lidhje që do të ndani.
- Vendoseni telefonin në heshtje dhe fikni njoftimet në kompjuter.
Punoni me zona të ndryshme orare? Kontrolloni dy herë orën e takimit në të dyja zonat. Shqipëria përdor Orën e Evropës Qendrore, me orën verore gjatë verës, dhe një thirrje e humbur për shkak të një gabimi me orën është pamja më pak profesionale nga të gjitha.
Jini fqinj i mirë në një hapësirë të përbashkët
Të tingëlloni profesional do të thotë gjithashtu të mos bëheni personi me të cilin të tjerët duhet të përshtaten. Disa rregulla të thjeshta mirësjelljeje e mbajnë hapësirën të këndshme për ju dhe për të tjerët.
- Flisni me zërin e një bisede normale. Kufjet shpesh i bëjnë njerëzit të flasin më fort se ç'duhet.
- Mos bëni thirrje të gjata në tavolinat e hapura, edhe nëse salla duket e qetë në atë moment.
- Respektoni oraret e rezervimit. Nëse takimi zgjat dhe dikush pret për sallën ose kabinën, përmbylleni ose zhvendosuni.
- Lëreni kabinën ose sallën siç e gjetët: karrigen në vend, tavolinën të lirë, filxhanët jashtë.
Thirrjet në n'Zon
Në n'Zon Coworking Space Tirana, në Myslym Shyri, hapësira është organizuar duke pasur parasysh thirrjet. Ka kabina telefonike për biseda private, dy salla takimesh që mund t'i rezervoni për takime me klientë dhe intervista, si dhe Wi-Fi me shpejtësi të lartë kudo. Nëse punoni në një nga tavolinat e hapura, kabina është vetëm disa hapa larg kur një thirrje zgjatet. Ekipet që kalojnë pjesën më të madhe të ditës në thirrje shpesh preferojnë një zyrë private, ku dera mbyllet dhe pajisjet mbeten në vend.
Duke qenë se n'Zon është e hapur 24 orë në ditë, mund të bëni edhe thirrje herët në mëngjes ose vonë në mbrëmje me klientë në zona të tjera orare, pa i bërë ato nga tavolina e kuzhinës.
Doni t'i shihni kabinat dhe sallat e takimeve para thirrjes suaj të radhës të rëndësishme? Na kontaktoni ose ejani për një ditë dhe provojeni vetë.