Të punoni nga një hapësirë coworking nuk do të thotë që duhet t'i takoni klientët në një kafene me zhurmë. Një sallë takimesh e rezervuar ju jep një ambient të qetë dhe profesional pa marrë me qira një zyrë të plotë, me kusht që takimin ta trajtoni me të njëjtin kujdes si në ambientet tuaja.
Ja si ta përgatitni dhe ta drejtoni një takim me klientin nga një hapësirë coworking, hap pas hapi, në mënyrë që salla, teknologjia dhe biseda të punojnë në favorin tuaj.
Rezervoni sallën e duhur, dhe rezervojeni si duhet
- Madhësia: zgjidhni një sallë për numrin e pjesëmarrësve, plus një vend. Katër persona në një sallë për dymbëdhjetë duket bosh; gjashtë në një sallë për katër duket ngushtë.
- Koha: rezervoni 15 minuta para dhe pas takimit. Ju duhet kohë për t'u përgatitur, dhe takimet me klientët rrallë mbarojnë saktësisht në orar.
- Pajisjet: pyesni çfarë ka salla: ekran, kabllot që pranon, tabelë të bardhë, kamerë ose altoparlant për telefonata. Mos supozoni.
- Konfirmimi: merreni rezervimin me shkrim dhe mbajeni në telefon, në rast ngatërrese.
Dërgojini klientit adresën, orën, emrin e hapësirës dhe si ta gjejë hyrjen. Nëse ndërtesa ka recepsion ose citofon, thuajani. Një mysafir që duhet t'ju telefonojë nga rruga e nis takimin pak i acaruar.
Arrini herët dhe përgatitni sallën
Planifikoni të jeni në sallë të paktën 15 minuta para se të vijë klienti. Përdoreni këtë kohë për të:
- Rregulluar karriget që klienti të jetë përballë ekranit dhe të ketë vendin më të mirë, jo atë me shpinë nga dera.
- Pastruar tavolinën nga çdo gjë e lënë nga takimi i mëparshëm.
- Vendosur ujë dhe gota, dhe kontrolluar si mund të ofroni kafe ose çaj.
- Vënë telefonin në heshtje dhe çaktivizuar njoftimet në laptop.
- Pasur gati një axhendë të printuar ose një përmbledhje njëfaqëshe nëse takimi është i rëndësishëm. Shumë klientë ende e pëlqejnë diçka që mund ta mbajnë në dorë.
Vini në punë ekranin dhe telefonatën para se të vijë kushdo
Shumica e momenteve të sikletshme në takimet me klientët janë teknike. Provoni gjithçka me pajisjet e vërteta të sallës:
- Lidheni laptopin me ekranin dhe kontrolloni që rezolucioni dhe mënyra e shfaqjes të jenë të sakta. Pasqyroni ekranin në vend që ta zgjeroni, që prezantimi të mos hapet në ekranin e gabuar.
- Hapni paraprakisht skedarët që do të tregoni dhe mbyllni gjithçka tjetër, sidomos emailin dhe aplikacionet e bisedave.
- Nëse disa pjesëmarrës lidhen online, nisni telefonatën disa minuta më herët dhe provoni mikrofonin dhe altoparlantin nga vendi ku do të uleni. Mikrofoni i laptopit në njërin skaj të tavolinës shpesh nuk i kap njerëzit në skajin tjetër.
- Kini një plan rezervë: prezantimin si PDF në laptop dhe në telefon, si dhe një hotspot celular në rast se rrjeti ka problem.
Pritini mysafirët mirë dhe ndiqni takimin
Takojeni klientin te hyrja ose te recepsioni, në vend që ta prisni në sallë. Tregojini shkurt ku është salla e takimeve, ku janë tualetet dhe ku mund të marrë ujë. Zgjat një minutë dhe e bën hapësirën të duket si e juaja.
Gjatë takimit, mbajeni derën mbyllur dhe bisedën brenda sallës. Zonat e hapura në hapësirat coworking janë të përbashkëta, prandaj bisedat konfidenciale vazhdojini në sallën e takimeve, jo në korridor apo në kuzhinë. Nëse takimi zgjat dhe salla është e rezervuar pas jush, kaloni në një kabinë telefonike ose në një cep të qetë për minutat e fundit, në vend që të qëndroni përtej orarit.
Vendosni para takimit kush do të mbajë shënime. Nëse ju e drejtoni bisedën, është e vështirë t'i bëni të dyja mirë. Shkruani vendimet, pyetjet e hapura dhe hapat e ardhshëm, secilin me një emër pranë.
Dërgoni një përmbledhje të shkurtër po atë ditë: çfarë u ra dakord, kush bën çfarë dhe kur do të riktheheni në kontakt. Lëreni sallën siç e gjetët, merrni kabllot tuaja dhe fshijeni tabelën.
Takime me klientët në n'Zon
Në n'Zon Coworking Space Tirana, në Myslym Shyri, në qendër të Tiranës, ka dy salla takimesh që mund t'i rezervoni për takime me klientët, si dhe kabina telefonike për telefonatat para dhe pas. Wi-Fi me shpejtësi të lartë, printimi për një axhendë në minutën e fundit, si dhe kafeja, çaji dhe uji për mysafirët janë gjithmonë në dispozicion. Nëse keni një tavolinë në hapësirën coworking, gjithçka që ju duhet për ditën e punës është në të njëjtin vend, dhe meqë hapësira është e hapur 24 orë në ditë, mund të punoni aty edhe para ose pas takimit.
Nëse keni së shpejti një takim me klient, na kontaktoni për të kontrolluar disponueshmërinë e sallës dhe për ta rezervuar.