Si të organizoni një workshop për 35 persona në Tiranë

Një workshop për 30 deri në 35 persona ndodhet në një mes të vështirë. Është shumë i madh për ta drejtuar rreth një tavoline takimesh dhe shumë i vogël për të angazhuar një agjenci eventesh. Pjesa më e madhe e punës bie mbi një ose dy persona, dhe shumica e problemeve vijnë nga gjëra të vogla që askush nuk i kontrolloi: një përshtatës që mungon, një sallë e vendosur gabim, një pushim kafeje që zgjat njëzet minuta më shumë.

Kjo listë ju udhëheq nëpër vendimet kryesore me radhë, nga zgjedhja e vendosjes së sallës deri te ndjekja pasi të gjithë kanë ikur. Vlen si për një seancë në Tiranë, ashtu edhe kudo tjetër.

Zgjidhni fillimisht vendosjen e sallës

Vendosja përcakton si do të ndërveprojnë njerëzit, prandaj zgjidheni sipas asaj që duhet të arrijë seanca, jo sipas mënyrës si e kanë lënë sallën.

• Teatër (rreshta karrigesh): nxë më shumë njerëz dhe u përshtatet prezantimeve, informimeve dhe demonstrimeve. Ka pak ndërveprim dhe shkrimi është i vështirë pa tavolina.
• Klasë (rreshta tavolinash): e mirë për trajnime ku njerëzit mbajnë shënime ose punojnë me laptop. Kërkon më shumë hapësirë për person.
• Kabare ose ishuj (tavolina të vogla me 5–6 veta): zgjedhja më e mirë për ushtrime në grup. Lëreni të lirë anën e secilës tavolinë që sheh nga ekrani, që askush të mos ulet me shpinë nga ai.
• Formë U: funksionon për seanca me shumë diskutim, por zakonisht deri në rreth 20–25 persona, para se skajet të largohen shumë nga njëri-tjetri.

Kërkojini vendit një plan të sallës ose fotografi dhe konfirmojeni vendosjen me shkrim disa ditë përpara. Pyesni gjithashtu nëse mund ta ndryshoni vendosjen në mes të ditës, për shembull nga teatër në grupe pas drekës.

Bëni kontrollin teknik një ditë më parë, ose të paktën një orë më herët

Problemet teknike hanë pesëmbëdhjetë minutat e para të shumë workshop-eve. Një kontroll i shkurtër i parandalon shumicën prej tyre.

• Lidheni laptopin tuaj me ekranin ose projektorin dhe luani çdo video me zë.
• Merrni me vete përshtatësit e laptopit (HDMI, USB-C). Shqipëria përdor priza të tipit C dhe F me 230 V, prandaj vizitorët nga Mbretëria e Bashkuar ose SHBA-ja kanë nevojë për përshtatës prize.
• Provoni mikrofonin nëse salla ka nevojë për të. Për 35 persona në një sallë të zakonshme shpesh mjafton një zë i qartë, por mikrofoni ndihmon ata që ulen në fund dhe këdo që ndjek online.
• Kontrolloni Wi-Fi-në me numrin e pajisjeve që prisni dhe mbajeni emrin e rrjetit dhe fjalëkalimin në një slajd.
• Nëse dikush prezanton në distancë, bëni një telefonatë prove me të nga salla, në ekranin e vërtetë.

Planifikoni oraret dhe pushimet e kafesë me hapësirë

Programet pothuajse gjithmonë zgjasin më shumë se sa planifikohet. Lini pak hapësirë që në fillim.

• Hapni dyert 30 minuta para fillimit. Njerëzit vijnë herët dhe ju doni që regjistrimi të ketë mbaruar para se të nisni.
• Mbajeni çdo pjesë me përmbajtje brenda 60–90 minutave. Vëmendja bie pas kësaj, sidomos pas drekës.
• Planifikoni një pushim kafeje 15–20 minuta në çdo gjysmë dite. Me 35 persona, një pushim dhjetëminutësh nuk zgjat kurrë dhjetë minuta.
• Vendosni pjesën më ndërvepruese menjëherë pas drekës, jo një prezantim të gjatë.
• Mbaroni në orar, edhe nëse duhet të shkurtoni një pjesë. Njerëzit e mbajnë mend vonesën më shumë se përmbajtjen shtesë.

Pushimet e kafesë janë vendi ku ndodh pjesa më e madhe e njohjeve, prandaj bëjini të lehta. Vendosni kafenë, çajin dhe ujin larg derës, që njerëzit të mos zënë hyrjen, dhe pyesni për nevojat ushqimore në formularin e regjistrimit.

Materialet, ftesat dhe ndjekja pas workshop-it

Vendosni herët çfarë do të printohet dhe çfarë do të ndahet në formë digjitale. Printoni vetëm atë ku njerëzit do të shkruajnë: fletë pune, ushtrime, një program njëfaqësh. Slajdet ndajini më pas si link. Përgatitni kartëla me emra ose kartëla tavoline, stilolapsa rezervë, si dhe letra ngjitëse dhe letër për flipchart nëse planifikoni punë në grup.

Dërgojini ftesat të ftuarve të jashtëm tre deri në katër javë përpara, dhe një kujtesë dy ditë më parë. Kujtesa duhet të përmbajë adresën, orën e fillimit, si gjendet hyrja, këshilla për transportin dhe çfarë të marrin me vete. Në qendër të Tiranës shumë pjesëmarrës vijnë në këmbë ose me taksi, prandaj një pikë e qartë në hartë ju kursen shumë telefonata.

Ndjekja pas workshop-it është ajo që e kthen një ditë të mirë në një ditë të dobishme. Brenda një ose dy ditësh, dërgoni:

• Një mesazh falënderimi me slajdet dhe çdo dokument të përbashkët.
• Një formular të shkurtër vlerësimi me tre deri në pesë pyetje. Pyesni çfarë ishte më e dobishme dhe çfarë duhet ndryshuar.
• Hapat e ardhshëm për të cilët ratë dakord, me një emër pranë secilit.

Shkruani çfarë do të bënit ndryshe sa e mbani ende mend: vendosjen, oraret, sasinë e kafesë. Ky shënim do t'ju kursejë kohë në workshop-in e ardhshëm.

Workshop-i juaj në n'Zon

n'Zon Coworking Space Tirana ndodhet në Myslym Shyri, në qendër të Tiranës, dhe ka një sallë konferencash deri në 35 persona që mund ta rezervoni për trajnime, workshop-e dhe evente. Hapësira ka gjithashtu Wi-Fi me shpejtësi të lartë, printim dhe skanim për materiale në minutën e fundit, kafe, çaj dhe ujë, një kuzhinë dhe një tarracë të jashtme për pushimet. Nëse ju duhet një sallë më e vogël për një grup pune ose një takim përgatitor, sallat e takimeve mund të rezervohen veçmas.

Nëse po planifikoni një seancë dhe doni të kontrolloni sallën, vendosjen ose disponueshmërinë, na kontaktoni dhe do t'ju ndihmojmë ta organizoni.