Shumë kompani me punonjës në Tiranë nuk kanë më nevojë për një zyrë të plotë çdo ditë, por puna tërësisht në distancë ka kostot e veta: lidhje më të dobëta në ekip, përshtatje më e ngadaltë e të punësuarve të rinj dhe asnjë vend për të takuar klientët. Një zyrë satelitore në një hapësirë coworking qëndron në mes. Ekipi juaj merr një vend profesional për të punuar dhe për t'u takuar, dhe kompania përdor vetëm hapësirën që i duhet realisht.
Ky udhëzues shpjegon kur ka kuptim një zyrë satelitore, cilat rregulla e mbajnë të drejtë dhe të thjeshtë, si të menaxhoni rezervimet dhe si të planifikoni ditë ekipi ku njerëzit duan të vijnë.
Kur ka kuptim një zyrë satelitore
- Zyra qendrore është në një qytet ose shtet tjetër dhe keni një grup në rritje punonjësish ose kontraktorësh në Tiranë.
- Ekipi juaj është hibrid me zgjedhje dhe zyra aktuale mbetet gjysmë bosh shumicën e ditëve.
- Disa njerëz nuk punojnë dot mirë nga shtëpia për shkak të hapësirës, zhurmës ose një lidhjeje interneti të paqëndrueshme.
- Ju duhet një vend për klientë, intervista dhe punëtori pa marrë me qira një zyrë të tërë.
Në secilin rast, pyetja nuk është ku punojnë njerëzit çdo ditë, por si t'u jepni një mundësi të mirë kur u nevojitet.
Zgjedhja e kombinimit të duhur të hapësirës
Një zyrë satelitore zakonisht është kombinim i tri gjërave.
- Tavolina mujore për përdoruesit e rregullt. Ata që vijnë tri ose më shumë ditë në javë përfitojnë nga një tavolinë mujore dhe një vend për t'i mbajtur sendet.
- Day pass për përdoruesit e rastit. Kolegët që vijnë herë pas here, ose vizitorët nga zyra qendrore, mund të përdorin day pass.
- Salla takimesh për bashkëpunim. Rezervojini për seanca planifikimi, takime me klientë, intervista dhe biseda një me një që nuk duhet të bëhen në një tavolinë të hapur.
Nëse një grup bazë prej dy deri në pesë vetash punon bashkë çdo ditë, një zyrë private e vogël mund të shërbejë si bazë, ndërsa pjesa tjetër e kompanisë përdor tavolinat përreth. Për takime më të mëdha, si rishikimet tremujore ose trajnimet, një sallë konferencash e mbledh gjithë ekipin në një dhomë.
Rregulla që e mbajnë të thjeshtë
Një zyrë satelitore funksionon vetëm nëse të gjithë i dinë rregullat. Shkruani një politikë prej një faqeje dhe ndajeni para ditës së parë. Ajo duhet t'u përgjigjet këtyre pyetjeve:
- Kush mund ta përdorë dhe sa shpesh? Përcaktoni nëse hapësira është e hapur për të gjithë punonjësit, për ekipe të caktuara apo edhe për kontraktorët.
- A është prania e detyrueshme apo opsionale? Jini të qartë për ditët fikse, nëse i keni, dhe për atë që mbetet fleksibël.
- Si rezervojnë njerëzit? Vendosni nëse tavolinat jepen sipas radhës së mbërritjes apo rezervohen paraprakisht, dhe kush i rezervon sallat e takimeve.
- Po vizitorët? Shpjegoni si mund të sjellë dikush një klient ose kandidat dhe ku duhet ta takojë.
- Si mbrohen të dhënat e kompanisë? U kujtoni njerëzve të kyçin ekranin, të përdorin dollapët me kyç, t'i bëjnë telefonatat konfidenciale në kabinë telefonike ose në sallë takimesh dhe të mos lënë kurrë dokumente te printeri.
- Si trajtohen kostot? Nëse njerëzit blejnë vetë day pass, shpjegoni si i marrin paratë mbrapsht.
Rezervimet, koordinimi dhe ditët e ekipit
Mbajini rezervimet të dukshme
Dështimi më i zakonshëm i një zyre satelitore është kur njerëzit vijnë në ditë të ndryshme dhe rrinë vetëm. Pak koordinim e zgjidh këtë.
- Përdorni një kalendar të përbashkët ose një kanal ekipi ku secili shënon ditët kur do të jetë i pranishëm.
- Caktoni një person, shpesh përgjegjësin e zyrës ose të operacioneve, që të rezervojë sallat e takimeve dhe të jetë kontakti me hapësirën.
- Rezervoni orare të përsëritura në sallat e takimeve për ritualet fikse, si një seancë planifikimi javore, që të mos ju duhet të kërkoni sallë në minutën e fundit.
- Rishikoni përdorimin çdo muaj ose tremujor. Nëse tavolinat mbeten bosh, zvogëlojeni; nëse njerëzit nuk gjejnë vend, shtoni tavolina ose kaloni grupin bazë në një zyrë private.
Planifikoni ditë ekipi ku njerëzit duan të vijnë
Një ditë ekipi duhet t'u japë njerëzve diçka që nuk e gjejnë në shtëpi. Planifikojeni rreth bashkëpunimit, jo rreth email-eve. Filloni me një seancë të shkurtër në sallë takimesh për të rënë dakord për prioritetet, lëreni mesin e ditës për punë në çifte ose grupe të vogla, dhe mbyllni me diçka shoqërore, si një drekë bashkë ose pak kohë në tarracë. Punën që kërkon përqendrim të thellë lëreni për ditët në distancë, që ditët në zyrë t'ia vlejnë rrugës. Nëse disa kolegë lidhen nga larg, sigurohuni që mund të dëgjojnë dhe të marrin pjesë, jo vetëm të shohin.
Një bazë satelitore në qendër të Tiranës
n'Zon Coworking Space Tirana ndodhet në Rrugën Him Kolli, në Myslym Shyri, në qendër të Tiranës, dhe është e hapur 24 orë në ditë, 7 ditë në javë, gjë që u përshtatet ekipeve që punojnë në zona të ndryshme kohore. Ka 39 tavolina të hapura, tri zyra private (dy për 2 veta dhe një për 5 veta), dy salla takimesh dhe një sallë konferencash për deri në 35 veta, si dhe Wi-Fi me shpejtësi të lartë, printim dhe skanim, dollapë me kyç, kabina telefonike, kuzhinë, tarracë të jashtme dhe ajër të kondicionuar. Mund të kombinoni tavolinat coworking dhe sallat e takimeve për përdorim të përditshëm, dhe të rezervoni sallën e konferencave për ditët me gjithë ekipin dhe për trajnime.
Nëse po planifikoni një zyrë satelitore për ekipin tuaj në Tiranë, na kontaktoni dhe na tregoni sa veta keni dhe në cilat ditë mendoni ta përdorni hapësirën.